segunda-feira, 2 de agosto de 2010

Práticas de organização no trabalho


Ter um ambiente de trabalho organizado é fundamental para executar as tarefas do dia-a-dia de forma tranquila e planejada. Por mais simples que o assunto organização possa parecer, na realidade é um grande desafio dentro de uma empresa fazer com que os seus funcionários utilizem métodos e ferramentas para gerenciar suas atividades, pesquisas recentes realizadas pela empresa TriadPS - especialista em gestão de tempo - mostram que um executivo gasta em média 2 horas por dia localizando informações, isso é muito tempo e pode ser ainda pior quantas vezes você já esqueceu alguma coisa porque não tinha anotado em algum lugar, ou ainda quantas vezes usou o pesquisar do Windows para localizar um arquivo que você não lembra onde estava?


E como fazer para ter um ambiente organizado?
Primeiro passo é dividir a sua organização em três etapas: físico, lógico e conhecimento.

Físico: tudo que pode ser tocado, seus papéis, relatórios, agenda, anotações, entre outros.
A forma de organizar o seu conhecimento físico é bem particular, indico utilizar a metodologia 5S's para classificar conforme a utilização:
O que é usado toda a hora: mantenha perto de você.
O que é usado todo o dia: deixe em um local de fácil acesso.
O que tem baixa frequência de uso: coloque em uma gaveta ou armário.
O que não uso mais: jogue fora ou coloque em um arquivo morto.

Lógico: consiste em organizar de forma lógica os seus arquivos digitais, fazer com que fique fácil encontrar qualquer informação, bem como salvar suas cópias de segurança e restaurá-los rapidamente em outro computador sem riscos de perder a estrutura dos seus arquivos.

Metodologia: crie uma hierarquia padronizada, separe por itens e subitens conforme a sua hierarquia, exemplo:
01.Corporativo
 01.1.Nome da empresa
  01.1.1.RH
   01.1.1.1.Relatórios
    01.1.1.2.Projetos
  01.1.2.Marketing

Utilize também "mapas" para identificar sua estrutura, faça a sua taxonomia pessoal, dessa forma encontrará seus arquivos facilmente a qualquer momento.

Pode parecer complicado, mas garanto que não é!! Em um primeiro momento você ficará assustado com o número de divisões e categorias que os seus arquivos estarão separados e terá a nítida impressão que levará mais tempo para localizar os arquivos, ai é que entra em cena um recurso que hoje em dia é pouco utilizado: a criação de atalhos!

Através dos atalhos você poderá acessar rapidamente as pastas mais utilizadas, exemplo: dentro de "Meus documentos" você terá um atalho que acessa a pasta "RH" outra que acessa direto os "Projetos".

Exemplo de taxonomia: 

Conhecimento: Como recebemos muito conteúdo virtual, diversos e-mails, informativos, livros digitais, revistas, entre outros, o excesso de informação ao invés de ajudar poderá até atrapalhar nossas atividades.

Existem formas fáceis de organizar esse conhecimento:
Artigos, livros virtuais, dicas, comprovantes de pagamento
Utilize a sua estrutura lógica e crie pastas específicas para esses itens

Notícias, informativos e newsletters
Utilize um leitor de Feed para receber essas informações de forma centralizada onde será possível classifica-los por categorias.
Feed é um formato de dados usado em formas de comunicação com conteúdo atualizado frequentemente, como sites de notícias ou blogs.

Recomendo o Google Reader (http://www.google.com/reader), ferramenta simples, gratuita e de fácil configuração.

Favoritos
Para quem utiliza os favoritos do navegador, recomendo utilizar algum aplicativo que faça a sincronização dos seus favoritos em vários computadores, dessa forma, você poderá ter os seus favoritos no computador da empresa e no seu computador pessoal sem a necessidade de ficar criando manualmente.

Recomendo a ferramenta gratuita Xmarks (http://www.xmarks.com/)

E-mails
Gerenciar e classificar os seus e-mails de forma correta é essencial para maximizar a sua produtividade, uma boa gestão é composta basicamente por três etapas: capturar, classificar e recuperar.

Capturar: quando os seus e-mails são recebidos
Classificar: momento em que você deverá decidir o que fazer
Enviar a lixeira – se não tiver utilidade
Guardar – em uma pasta específica conforme sua utilidade
Agir – momento de definir prioridade, responda na hora ou agende a tarefa para ser executada em um determinado momento.
Recuperar: nesse momento vem a importância de você ter classificado e guardado o e-mail em um local correto, quanto melhor for a classificação, mais rápido poderá recuperar o e-mail.

Tarefas
Outro item fundamental para o bom andamento das atividades é ter algum método para prioriza-las e ter uma ferramenta onde você possa registrar o que precisa ser feito.

Método: eu utilizo a metodologia criada pelo especialista em gestão de tempo Christiam Barbosa da TriadPS, onde as tarefas são classificadas como urgente, importante ou circunstanciais, as urgências precisam ser executadas na hora ou o mais rápido possível, já as importantes podem ser agendadas, nesse caso defina uma data para executá-las e se gerencie para não ultrapassar o prazo e transformar essa tarefa importante em uma tarefa urgente.

Ferramenta: local onde você registrará sua atividade, o tipo de ferramenta não importa, pode ser papel, agenda eletrônica, etc, mas você precisa ter um local onde você possa conferir rapidamente todas as suas atividades e definir seus prazos.

Recomendo a ferramenta paga Neotriad (http://www.neotriad.com.br)

Essas foram dicas simples e práticas para ser utilizado no dia-a-dia, espero ter ajudado a despertar o senso de organização em todos vocês, como toda metodologia o sucesso dependerá de você, do tempo em que você aplicar.

Por: Eder Silveira
eder.silveira@webexata.com.br
http://twitter.com/SilveiraEder


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