Ter um ambiente de trabalho organizado é fundamental para executar as tarefas do dia-a-dia de forma tranquila e planejada. Por mais simples que o assunto organização possa parecer, na realidade é um grande desafio dentro de uma empresa fazer com que os seus funcionários utilizem métodos e ferramentas para gerenciar suas atividades, pesquisas recentes realizadas pela empresa TriadPS - especialista em gestão de tempo - mostram que um executivo gasta em média 2 horas por dia localizando informações, isso é muito tempo e pode ser ainda pior quantas vezes você já esqueceu alguma coisa porque não tinha anotado em algum lugar, ou ainda quantas vezes usou o pesquisar do Windows para localizar um arquivo que você não lembra onde estava?
E como fazer para ter um ambiente organizado?
Primeiro passo é dividir a sua organização em três etapas: físico, lógico e conhecimento.
Físico: tudo que pode ser tocado, seus papéis, relatórios, agenda, anotações, entre outros.
A forma de organizar o seu conhecimento físico é bem particular, indico utilizar a metodologia 5S's para classificar conforme a utilização:
O que é usado toda a hora: mantenha perto de você.
O que é usado todo o dia: deixe em um local de fácil acesso.
O que tem baixa frequência de uso: coloque em uma gaveta ou armário.
O que não uso mais: jogue fora ou coloque em um arquivo morto.
Lógico: consiste em organizar de forma lógica os seus arquivos digitais, fazer com que fique fácil encontrar qualquer informação, bem como salvar suas cópias de segurança e restaurá-los rapidamente em outro computador sem riscos de perder a estrutura dos seus arquivos.
Metodologia: crie uma hierarquia padronizada, separe por itens e subitens conforme a sua hierarquia, exemplo:
01.Corporativo
01.1.Nome da empresa
01.1.1.RH
01.1.1.1.Relatórios
01.1.1.2.Projetos
01.1.2.Marketing
Utilize também "mapas" para identificar sua estrutura, faça a sua taxonomia pessoal, dessa forma encontrará seus arquivos facilmente a qualquer momento.
Pode parecer complicado, mas garanto que não é!! Em um primeiro momento você ficará assustado com o número de divisões e categorias que os seus arquivos estarão separados e terá a nítida impressão que levará mais tempo para localizar os arquivos, ai é que entra em cena um recurso que hoje em dia é pouco utilizado: a criação de atalhos!
Através dos atalhos você poderá acessar rapidamente as pastas mais utilizadas, exemplo: dentro de "Meus documentos" você terá um atalho que acessa a pasta "RH" outra que acessa direto os "Projetos".
Exemplo de taxonomia:
Existem formas fáceis de organizar esse conhecimento:
Artigos, livros virtuais, dicas, comprovantes de pagamento
Utilize a sua estrutura lógica e crie pastas específicas para esses itens
Notícias, informativos e newsletters
Utilize um leitor de Feed para receber essas informações de forma centralizada onde será possível classifica-los por categorias.
Feed é um formato de dados usado em formas de comunicação com conteúdo atualizado frequentemente, como sites de notícias ou blogs.
Recomendo o Google Reader (http://www.google.com/reader), ferramenta simples, gratuita e de fácil configuração.
Favoritos
Para quem utiliza os favoritos do navegador, recomendo utilizar algum aplicativo que faça a sincronização dos seus favoritos em vários computadores, dessa forma, você poderá ter os seus favoritos no computador da empresa e no seu computador pessoal sem a necessidade de ficar criando manualmente.
Recomendo a ferramenta gratuita Xmarks (http://www.xmarks.com/)
E-mails
Gerenciar e classificar os seus e-mails de forma correta é essencial para maximizar a sua produtividade, uma boa gestão é composta basicamente por três etapas: capturar, classificar e recuperar.
Capturar: quando os seus e-mails são recebidos
Classificar: momento em que você deverá decidir o que fazer
Enviar a lixeira – se não tiver utilidade
Guardar – em uma pasta específica conforme sua utilidade
Agir – momento de definir prioridade, responda na hora ou agende a tarefa para ser executada em um determinado momento.
Recuperar: nesse momento vem a importância de você ter classificado e guardado o e-mail em um local correto, quanto melhor for a classificação, mais rápido poderá recuperar o e-mail.
Outro item fundamental para o bom andamento das atividades é ter algum método para prioriza-las e ter uma ferramenta onde você possa registrar o que precisa ser feito.
Método: eu utilizo a metodologia criada pelo especialista em gestão de tempo Christiam Barbosa da TriadPS, onde as tarefas são classificadas como urgente, importante ou circunstanciais, as urgências precisam ser executadas na hora ou o mais rápido possível, já as importantes podem ser agendadas, nesse caso defina uma data para executá-las e se gerencie para não ultrapassar o prazo e transformar essa tarefa importante em uma tarefa urgente.
Ferramenta: local onde você registrará sua atividade, o tipo de ferramenta não importa, pode ser papel, agenda eletrônica, etc, mas você precisa ter um local onde você possa conferir rapidamente todas as suas atividades e definir seus prazos.
Recomendo a ferramenta paga Neotriad (http://www.neotriad.com.br)
Essas foram dicas simples e práticas para ser utilizado no dia-a-dia, espero ter ajudado a despertar o senso de organização em todos vocês, como toda metodologia o sucesso dependerá de você, do tempo em que você aplicar.
Por: Eder Silveira
eder.silveira@webexata.com.br
http://twitter.com/SilveiraEder
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