Já que vou usar este espaço para falar de produtividade e mobilidade, vamos começar… pelo começo! O básico da vida de qualquer cidadão hoje é sua lista de contatos, compromissos, tarefas e anotações. Quem conheceu os Palms, que nasceram há mais de uma década, sabe como eram simples e eficientes para ter um mínimo de controle sobre sua própria vida. Quem se angustiava em largar as agendas de papel em prol de um dispositivo eletrônico, logo que que os Palms não eram assim um bicho de sete cabeças.
Hoje, organizadores pessoais eletrônicos e celulares se fundiram para inaugurar uma categoria de aparelhos que, hoje em dia, nada mais é que um computador de bolso: os smartphones. Suas vantagens sobre os métodos de papel são inúmeras.
- Está sempre com você. Ao invés de levar um celular e uma agenda de papel pesada, um único aparelho faz o papel de tudo. Hoje em dia tem gente que esquece em casa óculos, chaves, cadernos, mas nunca se esquece do celular. No checklist mental do “estou pronto para sair?” é o segundo item — o primeiro é a roupa…
- Tem backup. Seu dispositivo móvel pode sincronizar com seu computador. Assim, se o pior acontecer, você fica sem o aparelho mas preservas as informações. Para uma boa parcela de usuários, os dados são muito mais preciosos que o valor nominal do dispositivo. E sua agenda de papel? O que acontecerá se você perder, roubarem-na, chover em cima ou o cachorro mastigar?
- É mais fácil de compartilhável informações. Compromissos, anotações, lembretes, dados de contato são enviados para outras pessoas com um toque de um botão. Nada de passar notas anotando no guardanapo dos outros…
- É super portátil. Cabe no bolso da calça, no paletó, e até naquela minúscula bolsa que as mulheres adoram usar em festas.
- Tem alarmes. Você pode mandar emitir um aviso sonoro “x” minutos antes de compromisso, acionar lembretes, usar como despertador de manhã, etc.
Saber usar
Não adianta ter um bom sistema de gerenciamento pessoal (PIM, do inglês Personal Information Management) se você não sabe usar. E isso vale para quem usa ferramentas de papel também! Que adianta um celular moderno se você não sabe onde e como anotar as coisas? Ou uma agenda de papel bagunçada, onde você nunca acha o que está procurando? Tenha em mente que tudo o que for inserido em seus sistema PIM passa por 3 fazes: coletar, organizar e buscar. Ou seja, é preciso sempre coletar (anotar) toda e qualquer informação — confiar na memória é um erro. Organizar é inseri-la no lugar certo, baseando em suas próprias classificações e hierarquias. E buscar é ir direto ao ponto em poucos segundos, algo que depende diretamente de uma boa organização.
Assim, devemos ter um método para administrar tanta informação. Para isso que há as 4 seções de qualquer sistema PIM: contatos, calendário, tarefas e notas.
- Contatos: é sua agenda de contatos com nomes, endereços, telefones, emails e outros dados.
- Calendário: serve para anotar compromissos, ou seja, eventos que tem data e hora exata para acontecer. Um jantar com um colega, uma reunião de trabalho, um evento na escola do filho e a consulta no dentista são alguns exemplos. Não caia na tentação de colocar no calendário itens como “entregar relatório do chefe”. Eles não tem data e hora para acontecer, tem prazo; é bem diferente.
- Tarefas: são ações a serem feitas, com prazo ou não. Lavar o carro, despachar um pacote no correio, levar o cachorro ao pet shop, comprar um tênis novo.
- Notas: um bloco de anotações virtual, onde você pode colocar fazer anotações rápidas, como listas de compras, recados telefônicos, rascunhos de textos, notas de aulas e reuniões, ou guardar informações que podem ser necessárias para consultas eventuais, como o modelo de cartucho de tinta de sua impressora, nomes de pessoas que deseja convidar para uma festa, número da sua carteirinha da biblioteca, tamanho das roupas de familiares e muito mais. Seu bloco de notas pode ser organizado em categorias, como num caderno universitário de várias matérias. Por exemplo: notas pessoais, profissionais e escolares. Quanto mais bem hierarquizado, mais fácil e rápido você achará o que deseja.
Dicas
1. É comum num momento de pressa você anotar uma tarefa que precisará realizar num breve futuro e, quando o momento chega, você não se lembra direito a que se refere. Por exemplo, “tinta quarto do Juca”. Você se recordava vagamente que desejava pintar o quarto do seu filho, mas o que tinha que fazer mesmo? escolher a cor? marca? pesquisar preços? Portanto, lembre-se: tarefas são ações, portanto, registre-as sempre começando por um verbo.
2. A agenda de contatos é muito mais que um catálogo telefônico. Hoje em dia, além de endereço e emails, há espaço para contas de instant messenger e redes sociais, foto, data do aniversário. Ela permite até que você personalize campos, e, invariavelmente, há um campo de notas. Use-o para registrar dados relevantes daquela pessoa, como onde a conheceu, conta bancária para fazer depósitos, como pegar ônibus para chegar até sua casa, etc. Nos smartphones é até possível abrir mapas, bastando tocar sobre um endereço.
por Bia Kunze - www.produzindo.net
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